1. GIỚI THIỆU

Giải pháp lưu trữ, số hoá điện tử tập trung giúp cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp có thể quản lý hàng triệu tài liệu và tìm kiếm chính xác trong vài giây, giảm các chi phí hoạt động nhờ không phải bảo lưu hồ sơ giấy. Tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ và quản lý tập trung một cách khoa học, tạo cơ hội xây dựng kho dữ liệu nhằm tăng sự cộng tác giữa các bộ phận/chi nhánh và văn phòng, đồng thời giảm rủi ro thất lạc văn bản. Đặc biệt, hệ thống có chế độ bảo mật chặt chẽ cho phép cấp quyền truy cập đến từng người sử dụng và lưu lịch sử giao dịch mỗi phiên làm việc giúp nâng cao khả năng bảo mật hồ sơ và sổ sách.

2. ĐÁP ỨNG ĐẦY ĐỦ CÁC QUY ĐỊNH CỦA NHÀ NƯỚC

• Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội
• Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 Chính phủ: Quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước
• Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
• Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
• Thông tư số 16/2014/TT-BNV, ngày 20/11/2014, hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấpThông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
• Thông tư số 03/2018/TT-BNV, ngày 06/03/2018 quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ

3. ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG

• Bộ Nội vụ, các Trung tâm lưu trữ Quốc Gia
• Sở Nội vụ các tỉnh/thành phố
• Sở Thông tin và Truyền thông các tỉnh/thành phố
• Chi cục Văn thư lưu trữ các tỉnh/thành phố
• Thư viện cấp TW/địa phương, các trường đại học, …

4. AN TOÀN BẢO MẬT

• Phần mềm được triển khai trên mô hình hạ tầng với các lớp mạng khác nhau để tuân thủ cấp độ an toàn thông tin của hệ thống đáp ứng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 11930:2017.
• Phần mềm được cài đặt tập trung hoặc phân tán và đồng bộ dữ liệu theo nhu cầu
• Phân quyền người dùng: Phân quyền truy cập đến từng hồ sơ văn bản, đến từng vai trò, từng chế độ sử dụng tài liệu, truy vết được mọi giao dịch của người dùng đối với hệ thống.
• Sao lưu/Phục hồi dữ liệu: Hệ thống sao lưu dữ liệu tự động, phục hồi được thực hiện đề phòng rủi ro gặp các sự cố.

5. KẾT NỐI TÍCH HỢP CHIA SẺ THÔNG TIN DỮ LIỆU ĐẾN CÁC HỆ THỐNG KHÁC

• Tích hợp với hệ thống Quản lý văn bản và điều hành
• Sẵn sàng kết nối, chia sẻ và đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống
• Tích hợp với hệ thống người dùng tập trung, thực hiện cơ chế xác thực một lần (SSO)
• Có khả năng kết nối, liên thông và tích hợp với các hệ thống chuyên dụng khác đang được sử dụng tại cơ quan, tổ chức

6. CÁC TÍNH NĂNG NỔI BẬT CỦA PHẦN MỀM

• Quản lý Biên mục dữ liệu thông tin đầu vào
  • Quản lý phông lưu trữ, Mục lục hồ sơ
  • Hỗ trợ tạo lập, quản lý danh mục hồ sơ/văn bản lưu trữ của cơ quan
  • Quản lý số hóa, biên tập, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan
  • Kiểm tra tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào theo thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ
  •  Hỗ trợ thực hiện ký số hồ sơ, văn bản.
  • Phê duyệt tài liệu đưa vào bảo quản, khai thác
• Bảo quản tài liệu
  • Kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
  • Sao lưu phần mềm và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
  • Phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
  • Quản lý tiêu hủy tài liệu hết giá trị  theo quy trình, hướng dẫn trong Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
  • Lập danh mục hồ sơ tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử
• Khai thác tài liệu
  • Quản lý khai thác tài liệu lưu trữ lịch sử tại phòng đọc
  • Quản lý phiếu yêu cầu sử dụng, đọc, sao lưu, chứng thực tài liệu lưu trữ
  • Tra cứu, khai thác hồ sơ lưu trữ điện tử
  • Quản lý độc giả
• Thống kê báo cáo
  • Tổng hợp, kết xuất báo cáo thống kê về hồ sơ, tài liệu lưu trữ báo cáo theo mẫu định sẵn và theo yêu cầu tổng hợp.